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Die kreisfreie Stadt Frankenthal (Pfalz) liegt mit ca. 50.000 Einwohnern in unmittelbarer Umgebung der Städte Worms und Ludwigshafen sowie dem Rhein-Pfalz-Kreis und ist Teil der Metropolregion Rhein-Neckar. Seit November 2020 ist sie Mitglied bei IKONE DS, um gemeinsam mit anderen Kommunalverwaltungen in Rheinland-Pfalz die kommenden Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern.
Auch die Stadt Frankenthal ist, wie die neuen Partner bei IKONE DS, seit geraumer Zeit im Bereich der Digitalisierung aktiv. In der Verwaltung wurde die Öffentlichkeitsarbeit digitalisiert und die Verwaltung informiert, nun neben der Homepage auch in sozialen Medien über Neuerungen innerhalb und außerhalb der Stadtgrenzen.
Welche Schwerpunkte gibt es in Frankenthal (Pfalz) im Bereich der Digitalisierung?
Die papierlose Gremienarbeit war eine der ersten umgestellten digitalen Prozesse. Daneben wurde ein Online-Terminvereinbarungssystem für die Bereiche Bürgerservice, Standesamt, Fahrerlaubnisbehörde und Kfz-Zulassungsstelle eingeführt, Online-Besprechungen werden mit der OpenSource Lösung BigBlueButton realisiert. Seit Jahren gibt es bereits einen digitalen Rechnungsworkflow.
Derzeit steht die Stadt Frankenthal unmittelbar vor der Pilotierung der Einführung einer rechtlich revisionssicheren eAkte und setzen dabei auf die Lösung 2Charta. Die eAkte ermöglicht die vollständige revisionssichere Ablage aller vorgangsrelevanten Dokumente und stellt diese in kürzester Zeit orts- und zeitunabhängig zur Recherche und Bearbeitung zur Verfügung. Die derzeit bestehenden unterschiedlichen Ablagesysteme können so langfristig abgelöst werden. Über elektronische Workflows sollen zudem interne Vorgänge, die bislang papiergebunden bearbeitet, versandt und auch veraktet wurden, künftig vollständig medienbruchfrei verarbeitet werden.
Oberbürgermeister Martin Hebich kommentiert die aktuellen Entwicklungen wie folgt:
„Gerade in der Anfangsphase der Corona-Pandemie standen viele Kommunen vor großen Herausforderungen, auch im Hinblick auf den Schutz der Beschäftigten. Frankenthal bildete da keine Ausnahme. Doch es ließen sich schnell unkomplizierte und pragmatische Lösungen finden. Sehr viele Beschäftigte konnten beispielweise im Homeoffice arbeiten. Kurzfristig wurden auch eine Erhöhung der vorhanden Telearbeitsplätze und der Ausbau der Infrastruktur in die Wege geleitet. Hierzu gab es viele positive Rückmeldungen. Die guten Erfahrungen werden viele Mitarbeitende und Führungskräfte nicht mehr missen wollen.“
Welche Vorteile hat das Netzwerk IKONE DS?
„Die Arbeit ging zwar nicht ohne Reibungsverluste, doch nach kurzer Zeit waren wir wieder auf dem gewohnten Niveau angekommen. Der fehlende soziale Kontakt zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadtverwaltung konnte zwar nicht ersetzt werden, doch durch Videokonferenzen wird das Gefühl des Zusammenhalts aufrechterhalten und gestärkt. Dieser pragmatische Ansatz muss durch eine sinnvolle und durchdachte Strategie ergänzt werden. Daher genießt die Erarbeitung einer Digitalisierungsstrategie für die kommenden Jahre eine hohe Priorität.
Daher erhoffen wir uns, mit unseren neuen Partnern des Netzwerks IKONE DS die vorhandene Digitalstrategie gemeinsam auf ein neues Level zu heben und von- und miteinander zu lernen“, so Linda Berg, Bereichsleiterin des Bereichs Zentrale Dienste.
„Die Implementierung neuer Prozesse ist aber immer auch mit immensem Aufwand verbunden. Sowohl personell, wie finanziell. Wenn die Aufwände auf viele Schultern verteilt werden, sinkt für den Einzelnen die Belastung. Die gemeinsame Erarbeitung an gleich gelagerten Problemstellungen macht Projekte wirtschaftlicher. Die extremen Belastungen durch die Coronakrise können auch in diesem Rahmen etwas abgefedert werden. Nur praxistaugliche, wirtschaftliche und vor allem gute Lösungen werden in Öffentlichkeit und Verwaltung entsprechende Akzeptanz finden. Im Alleingang ist die Digitalisierung im geforderten Umfang nicht zu stemmen“ schließt Oberbürgermeister Hebich seine Ausführungen mit den Worten:
„Wir freuen uns auf eine gute Zusammenarbeit mit den anderen Mitgliedern im Netzwerk IKONE DS und sind gespannt auf die Herausforderungen der Digitalisierung, die noch vor uns liegen.“